Konieczność zostawania po godzinach i zabierania pracy do domu to ostatni dzwonek wskazujący na konieczność wprowadzenia zmian w organizację swojego czasu pracy. Dobrym sposobem może okazać się rozpisanie w punktach czynności wykonanych podczas dnia i przeanalizowanie listy pod kątem czasu poświęcanego na konkretne zadania. Następnie warto zastanowić się, jak zminimalizować czas potrzebny na sumienne wykonanie służbowych obowiązków. W organizacji planu dnia często pomocna okazuje się rejestracja czasu pracy dokonywana przez pracodawcę.
2. Eliminacja rozpraszaczy
W organizacji pracy na pewno pomocne okaże się wyeliminowanie ze swojego środowiska rozpraszaczy. Obecnie uznaje się, że najwięcej czasu zabija korzystanie z mediów społecznościowych. Zajęcie to nie pozwala ani na pracę, ani na odpoczynek. Pochłania wiele minut, które można byłoby wykorzystać na obowiązki zawodowe.
Rozpraszać uwagę może także nieład w najbliższym otoczeniu. Obowiązki okażą się zdecydowanie przyjemniejsze jeżeli na biurku nie będzie panował artystyczny nieład. Porządek w postaci posegregowanych folderów na pulpicie komputera czy skrupulatnie ułożonych dokumentów na biurku nie tylko poprawi samopoczucie lecz także realnie skróci czas poszukiwań potrzebnych plików.
Zbyt częste przerwy są przyczyną tracenia cennego czasu. Dużo lepszym rozwiązaniem jest zrobienie dwóch dłuższych pauz i spędzenie ich w rozsądny sposób. Należy skupić się na spokojnym zjedzeniu posiłku czy wyjściu na krótki spacer. Kilka minut na świeżym powietrzu często pomaga odnaleźć nowe pokłady motywacji do wykonywania obowiązków. Warto też zaopatrzyć się w zestaw 5 ćwiczeń, które możesz wykonywać podczas pracy. Regularne rozciąganie pomoże zapobiec bólom, które mogą powstawać w przypadku zbyt długiego siedzenia w jednej pozycji.
4. Precyzyjne cele
Produktywność staje się wyższa jeżeli cele określone są możliwie jak najbardziej precyzyjnie. Niezbędne jest ustalenie priorytetów. Doskonale sprawdza się sporządzenie listy zadań w kolejności od tych najbardziej pilnych. Sensowne może okazać się też zaplanowanie najtrudniejszych wyzwań na godziny ranne. Z reguły w tym czasie produktywność jest wyższa niż po południu. Warto mieć świadomość, że wydajność człowieka podlega w ciągu dnia wahaniom - warto obserwować swoje reakcje i na ich poziome ustalać plan wykonywanych zadań. Czasem praca zajmująca 15 minut może zająć kilkukrotnie więcej czasu, jeżeli będzie wykonywana o nieodpowiednim czasie.
5. Nie warto za wszelką cenę dążyć do perfekcji
Osoby określane jako perfekcjoniści często tracą zbyt dużo czasu na zbędne czynności. Nieustanne sprawdzanie czy wszystkie zadania wykonane zostały idealnie jest przyczyną niepotrzebnego stresu. Takie podejście często może prowadzić do wypalenia zawodowego, a nawet zaburzeń psychicznych takich jak napady paniki czy epizody depresyjne. Do wykonywanych zadań warto podchodzić z dystansem - wykonywać je sumiennie, ale nie popadać w błędne koło nieustannych poprawek.
Ehh punkt 5 to niestety mój problem. Wielokrotnie sie przekonywałem, że dążenie do przesadnej perfekcji skutkuje paraliżem prac i ma skutek negatywny. Dość popularny jest pogląd, że za 80% efektów naszych prac odpowiada 20% naszych nakładów. Słowem mnóstwo czynności, które robimy jest zbędne i warto się skupić na tych najważniejszych.
